Empfangsservice an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Besucher an
Unabhängig davon, ob Ihr Büro Gäste oder Mitarbeiter bedient, ist der Empfangsbereich der erste Ort, der den Ton für den Rest Ihres Unternehmens angibt. Ein gut gestalteter Raum, der die Werte Ihres Unternehmens widerspiegelt, kann Ihnen dabei helfen, das Vertrauen der Besucher zu gewinnen und sie dazu zu ermutigen, immer wiederzukommen, um mehr zu erfahren. Ein optimierter Ansatz für den Kundenservice trägt außerdem dazu bei, ein einheitlicheres Erlebnis zu schaffen und erleichtert es Ihrem Front-of-House-Team, erstklassige Bewirtung im Concierge-Stil zu bieten.
Während der technologische Fortschritt die Art einiger traditioneller Rezeptionistenberufe verändert, ist eine Person, die Anrufe entgegennimmt, Leute an der Tür begrüßt und den Check-in für Termine übernimmt, immer noch ein unschätzbarer Gewinn für jede Organisation. Die zunehmende Automatisierung hat jedoch dazu geführt, dass Rezeptionisten häufig mit manuellen Aufgaben wie der Buchung von Besprechungen, der Beantwortung routinemäßiger Fragen und der Bearbeitung von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten überfordert sind. Dies kann zu einem inkonsistenten Besuchererlebnis, hohen Personalkosten und Langeweile bei den Mitarbeitern mit hoher Fluktuationsrate führen.
Empfangsverwaltungssoftware soll Empfangsmitarbeitern helfen, sich auf FOH-Rollen zu spezialisieren, die eine ausgeprägte menschliche Note erfordern, und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, die besser für die Technologie geeignet sind. Die Rezeptionisten können sich dann darauf konzentrieren, die Leute an der Tür zu begrüßen, auf die Bedürfnisse der Anrufer einzugehen und den Besuchern ein nahtloses und einheitliches Erlebnis zu bieten.
Wie passt sich der Empfangsservice an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Besucher an?
Daher können Remote-Empfangsdienste wie Vgreet eine nützliche Ergänzung zu den Rezeptionsabläufen in jedem Büro sein. Durch den Einsatz von 2-Wege-Videotechnologie kann ein virtueller Rezeptionist mit Besuchern kommunizieren und sie an der Tür auf einem Kiosk, einem Desktop-All-in-One-Computer oder einem an der Wand montierten Touchscreen begrüßen.
Ein maßgeschneiderter Fernempfangsdienst kann für Unternehmen genutzt werden, die bereits über ein internes Empfangsteam verfügen, oder als Ergänzung zur Arbeit eines Empfangsmitarbeiters in der Mittagspause, in Zeiten mit hohem Anrufaufkommen und an Krankheitstagen. Im Gegensatz zu einem Anrufbeantworter, der nur Nachrichten entgegennimmt, kann ein virtueller Empfangsmitarbeiter Termine buchen, komplexe Fragen beantworten, Informationen nachschlagen und Transaktionen abwickeln – und stellt so sicher, dass jeder Anrufer eine freundliche und hilfreiche Antwort erhält.
AUSGEZEICHNETE Teams können die Rezeption Ihres Hotels rund um die Uhr verwalten, um Ihr Unternehmen zu unterstützen und sicherzustellen, dass alle Anrufe von einem umfassend ausgebildeten Fachmann bearbeitet werden, der in der Lage ist, die Werte der Marke zu vertreten und die Erwartungen der Gäste zu erfüllen. Unsere engagierten und mehrsprachigen Mitarbeiter sind darauf geschult, ein positives, verfügbares und professionelles Image zu vermitteln und effiziente, qualitativ hochwertige Hilfe zu leisten. Mit unseren sorgfältig dokumentierten Abläufen und ausgeprägten Fähigkeiten zur Problemlösung können Sie sich darauf verlassen, dass unsere Empfangsmitarbeiter auf alles vorbereitet sind, was auf Sie zukommt.